Leiter Einkauf

Was ist ein Leiter Einkauf?

Ein Leiter Einkauf – oder Einkaufsleiter, englisch „Head of Purchasing“ – ist der Chef des Trosses. Meist ist er direkt der Geschäftsführung unterstellt. Er sorgt dafür, dass die Supply Chain, die Lieferkette, auf der Seite der Zulieferer möglichst reibungslos läuft und nicht abreißt. Als Logistiker ist er für die bedarfsgerechte Versorgung einer Organisation mit Waren und Materialien zuständig, damit die Wertschöpfung nie ins Stocken gerät – ob in der Industrie, im Handel oder in der Verwaltung.

In produzierenden und in Handelsunternehmen erarbeitet der Leiter Einkauf Strategien für die Beschaffung, um insbesondere die Versorgung mit Schlüsselgütern, aber auch mit anderen wichtigen Waren langfristig zu sichern. Gerade bei Großunternehmen ist hier die Übersicht über die globalen Märkte und die international agierenden Anbieter gefragt. Auf operativer Ebene steuert und organisiert er „die Etappe“ so, dass die Fertigung oder der Handel mit (Ausgangs-)Produkten der gewünschten Qualität zu möglichst günstigen Konditionen erfolgen kann. Dazu wählt er unter den Lieferanten diejenigen mit dem besten Angebot aus und verhandelt mit diesen über Mengen, Konditionen und Termine. Die Qualität der Beziehung zu den Lieferanten ist von großer Relevanz für erfolgreiche Geschäfte, ebenso wie fundierte Marktkenntnisse. Seine Arbeit ist zentral für die kosteneffiziente Erstellung von Gütern und Dienstleistungen oder den wirtschaftlichen Vertrieb von Waren. Der Leiter Einkauf ist damit ein wichtiges Glied in der Wertschöpfungskette größerer Organisationen.

Als Führungskraft leitet er ein Team, das, je nach Größe des Unternehmens, aus speziellen Einkäufern, Sachbearbeitern, Disponenten und Logistikern bestehen kann. Da er die Position eines Abteilungsleiters einnimmt, ist er auch für die Personalauswahl, den Personaleinsatz und die Personalentwicklung seiner Mitarbeiter verantwortlich. Die Bezeichnung „Leiter Einkauf“ macht dabei schon deutlich, dass er nicht in einem Klein- oder Handwerksbetrieb arbeitet, sondern die Beschaffung in Organisationen mindestens mittlerer Größenordnung verantwortet. Dementsprechend liegt auch das Bruttomonatsgehalt eines Leiters Einkauf über dem Durchschnittsentgelt in Deutschland.

Welche Aufgaben hat ein Leiter Einkauf?

Ein Leiter Einkauf hat zwei Kernaufgaben: Auf strategischer Ebene plant er die Beschaffung von Gütern, die für die Kernbereiche der Wertschöpfung seiner Organisation essenziell sind, und versucht Partner vertraglich zu binden, um die langfristige Verfügbarkeit dieser Schlüsselprodukte zu sichern. Auf operativer Ebene steuert und optimiert er alle Prozesse im Einkauf und leitet sein Team aus Mitarbeitern an. Das Aufgabenspektrum ist damit breit gefächert:

• Die strategischen Aspekte betreffen die Beobachtung und die Analyse der oft globalen Beschaffungsmärkte. Dazu kommt die Auswahl von auch international agierenden Unternehmen als Anbietern möglichst kostengünstiger Güter und Produkte in gewünschter Qualität. Um nach einem einheitlichen Bewertungsmaßstab vorgehen zu können, nutzt er dabei Einkaufsrichtlinien, die er selbst, in Abstimmung mit der Geschäftsführung, aufgestellt hat und deren Einhaltung und Umsetzung er auf Mitarbeiterebene auch überwacht.
• Bereits in den operativen Bereich fallen das Aushandeln von Liefer- und Zahlungsbedingungen, also Konditionen, Mengen und Terminen, mit ausgewählten, wichtigen Lieferanten und deren vertragliche Bindung. Er hat zu gewährleisten, dass die Liefer- und Lagermengen den Material- und Warenbedarf der Organisation zu vorgegebenen Zeitpunkten abdecken. Dabei muss er Alternativen und Einsparpotenziale im Zulieferer- und Lagerbereich bedenken und bewerten, um die Kapitalbindung und die Kosten durch Lagerbestände – und damit nach dem Lean-Ansatz die Verschwendung – zu minimieren und die Wirtschaftlichkeit – etwa durch Umsetzen des Just-in-Time-Prinzips – zu erhöhen. Dazu stellt er Kennzahlen auf und analysiert diese im Rahmen des Controllings. Verschiedene Software-Systeme erleichtern ihm dabei die Arbeit. Im Rahmen des Vertragsabschlusses gilt es, unbedingt die rechtliche Seite zu berücksichtigen. Der Leiter Einkauf muss sich daher mit Fragen wie „Welche Vertragsart ist zu wählen?“, „Welche AGB finden Anwendung?“, „Sollte ein Kooperationsvertrag abgeschlossen werden?“ auseinandersetzen und hierzu ausreichende Kenntnisse haben.

Die Aufgaben eines Leiters Einkauf bestehen damit unter anderem aus diesen Punkten:

• Beobachtung und Analyse des (globalen) Beschaffungsmarkts;
• Auswahl von Lieferanten als strategischen Partnern zur Vermeidung von Lieferengpässen bei Schlüsselprodukten;
• Pflege der Geschäftsbeziehung zu bestehenden Lieferanten
• Erstellung von Beschaffungsrichtlinien sowie Kontrolle der Einhaltung und Umsetzung;
• Festlegung der Beschaffungsprozesse, Standardisierung und Optimierung;
• Analyse und Optimierung der Liefermengen und der Lagerbestände anhand von Kennzahlen;
• Berechnung und zeitnahe Abdeckung des anfallenden Bedarfs an Materialen und Waren;
• Verhandlung mit ausgewählten Zulieferern über Mengen, Qualitäten, Bezugskonditionen und Termine;
• Führung und Anleitung des Mitarbeiterteams, Delegation von Aufgaben;
• Personalmanagement: Personalauswahl, -einsatzplanung, -entwicklung;
• Controlling anhand von Einkaufsstatistiken, Preisanalysen, Lieferzeiten und Qualität der gelieferten Waren.

Welche Kompetenzen braucht ein Leiter Einkauf?

Absatzmärkte beobachten, die Beschaffung strategisch planen, Einkaufsrichtlinien festlegen, mit wichtigen Lieferanten verhandeln, Mitarbeiter führen, Qualitätsvorgaben beachten und alle Einkaufsprozesse optimieren, um die Versorgung sicherzustellen und die Effizienz zu erhöhen. Die Voraussetzung dafür, diese anspruchsvollen Tätigkeiten erfüllen zu können, ist die Fähigkeit, Sachlagen zu analysieren und daraus Schlüsse auch mit weitreichenden und langfristigen Konsequenzen zu ziehen. Dabei kann er unter anderem auch auf Software-Anwendungen wie E-Procurement-, Enterprise-Resource-Planning- (ERP-) oder Produktionsplanungs- und Steuerungs- (PPS-) sowie Warenwirtschaftssysteme oder, speziell für das Controlling, auch auf SAP zurückgreifen.

Weiterhin sind für den Leiter Einkauf gegenüber sowohl Zulieferern als auch den eigenen Mitarbeitern Verhandlungsgeschick, Überzeugungskraft, Redegewandtheit und Durchsetzungsfähigkeit gefragt. Verhandlungssicheres Englisch ist in international agierenden Unternehmen das Minimum, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil.

Als Optimierer überprüft er alle Abläufe bei der Beschaffung, um Verbesserungs- und Synergiepotenziale zu identifizieren, und passt die Prozesse an. Dazu gehört einerseits das Qualitätsmanagement, um die erforderliche Güte der eingekauften Waren zu gewährleisten. Andererseits bezieht sich das auch auf das Personalmanagement, um die richtigen Personen für die Einkaufsabteilung zu finden, sie angemessen und effizient einzusetzen und für die Übernahme neuer oder erweiterter Aufgaben fit zu machen. Personalführung und Arbeitsrecht sind Bereiche, die der Leiter Einkauf abdecken sollte.

Die Kompetenzen, die ein Leiter Einkauf vorweisen sollte, lassen sich stichwortartig so zusammenfassen:

• analytisches und strategisches Denken;
• Nutzung von Software zur Beurteilung und Bewertung des Beschaffungsbedarfs;
• E-Procurement – elektronische Beschaffung;
• Controlling;
• Kenntnis der (globalen) Beschaffungsmärkte;
• Verhandlungsgeschick und Kommunikationsstärke;
• Empathie;
• hohe Zuverlässigkeit;
• Überzeugungskraft und Durchsetzungsvermögen;
• Führungsfähigkeiten;
• Kenntnisse im Personalmanagement und Arbeitsrecht;
• Logistik und Supply-Chain-Management;
• Qualitätsmanagement;
• Organisationstalent und gutes Zeitmanagement;
• Fremdsprachenkenntnisse, evtl. Reisebereitschaft;
• Belastbarkeit und Flexibilität;
• Fähigkeit, unternehmerisch zu denken.

Wie wird man Leiter Einkauf?

Der Leiter Einkauf ist eine Führungskraft – und das wird man nicht nur mit einer abgeschlossenen Lehre. Aber oft ist eine kaufmännische oder kaufmännisch-technische Berufsausbildung samt Aufstiegsweiterbildung zum Fach- oder Betriebswirt eine gute Voraussetzung dafür. Bessere Chancen hat man sicherlich mit einem abgeschlossenen wirtschaftswissenschaftlichen Studium – schließlich haben die Handlungen der Einkäufer einen nicht zu unterschätzenden Anteil an Gewinn und Verlust des Betriebes. Auf jeden Fall ist Berufserfahrung erforderlich, um diese Position ausfüllen zu können. Tätigkeiten als Einkäufer – ob auf operativer, strategischer oder Projektebene – oder Lead Buyer bereiten auf die Aufgaben als verantwortliche Führungskraft im Einkauf vor.

• Ausbildung: Eine dreijährige Ausbildung zum Kaufmann, etwa als Groß- und Einzelhandels- oder Industriekaufmann, ist oft der Ausgangspunkt für qualifizierende Weiterbildungen in Richtung Betriebswirtschaft und speziell Einkauf.
• Weiterbildung: Nach einer einschlägigen Lehre und zwei Jahren Berufspraxis gibt es verschiedene Wege der Aufstiegsweiterbildung. Angestrebt werden können kaufmännisch-technische Qualifikationen wie der technische Fachkaufmann oder der Fachmann für kaufmännische Betriebsführung (HwO – nach Handwerksordnung); diese Kurse werden in Vollzeit (drei Monate) oder Teilzeit von vielen privaten Akademien angeboten.

Danach oder alternativ ist der Besuch einer Fachschule möglich, um dort in zwei Jahren Vollzeit oder in vier Jahren berufsbegleitend den Abschluss Fachwirt oder Betriebswirt zu erreichen.

„Dual“, also parallel zur kaufmännischen Lehre als Erstausbildung, kann sogar bei einer doppelt qualifizierenden Ausbildung der Abschluss „Handelsfachwirt“ erworben werden.

• Studium: Ein duales Studium zum Betriebswirt führt parallel zur Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf in vier Jahren zum Bachelor und ist ein guter, praxisbezogener Einstieg. Aber natürlich ist auch ein wirtschaftswissenschaftliches Studium an der Fachhochschule oder der Universität in Richtung Betriebswirtschaft oder Betriebsmanagement oder ein Wirtschaftsingenieurstudium mit den Abschlüssen Bachelor nach sechs bis sieben Semestern Regelstudienzeit möglich. Aufgesetzt werden können anschließend der Master in drei bis vier Semestern, etwa in Richtung Supply Chain Management, und sogar die Promotion. Gerade in Großkonzernen und im internationalen Umfeld ist ein Doktortitel häufig die Eintrittskarte in die Führungsebene.

Eine Alternative zum Wirtschaftsstudium bieten aber auch Studiengänge, die branchenspezifisches Wissen vermitteln. Ob Chemie- oder Pharmaziestudium, Lebensmittel- oder Verfahrenstechnik, eine Ingenieurdisziplin wie Fahrzeug-, Maschinen- und Anlagenbau, Elektrotechnik oder Automotive Management: Die intime Kenntnis der Branche kann ein wichtiger Erfolgsfaktor beim Beschaffen und Aushandeln von Konditionen sein.

Auch nach einem Studium startet der zukünftige Leiter Einkauf oft entweder als Trainee oder als Einkäufer in einem bestimmten Ressort in großen Unternehmen. Der Aufstieg ist vom Geschick des Aspiranten und von seinen nachweisbaren Erfolgen abhängig.

Wie viel verdient man als Leiter Einkauf?

Wie war der Werdegang? Kann der Leiter Einkauf auf eine kaufmännische Lehre samt Weiterbildung zurückblicken, hat er den Fachschulabschluss als Fach- oder Betriebswirt oder kann er nach einem Studium einen Bachelor-, Master- oder Doktortitel vorweisen? Schon das Niveau der Qualifikation beeinflusst das Gehalt eines Leiters Einkauf maßgeblich.

Für das monatliche Bruttogehalt werden Spannen von rund 8.500 Euro bis 10.700 Euro auf gehalt.de angegeben.

Die Einkommensspanne, die für die Position „Leiter Einkauf“ angegeben wird, ist riesig. Eine mögliche Erklärung dafür ist, dass Fach- und Betriebswirte ohne Studium deutlich geringere Einkommen erzielen als studierte Betriebswissenschaftler und damit eher an der unteren Schwelle liegen. Dafür spricht, dass der untere Wert auch mit den Tarifgehältern korreliert. Daraus könnte geschlossen werden, dass viele Leiter Einkauf ein Studium absolviert haben und in Großunternehmen eine Position einnehmen, die deutlich über Tarif bezahlt wird. Dies wäre nicht weiter verwunderlich, da es sich um eine Führungsposition mit teils erheblicher Verantwortung handelt.

Eine Branchenstudie von 2021, bei der 1.600 Einkäufer verschiedener Level in Deutschland befragt wurden, gibt beim Gehaltsvergleich für den Leiter Einkauf ein Jahresdurchschnittsbrutto von fast 100.000 Euro an – rund 8.200 Euro brutto im Monat und damit fast das Doppelte der in Tarifverträgen angegeben Werte. Spitzenverdiener erreichen danach sogar bis zu 200.000 Euro brutto pro Jahr.

Trotz der immensen Schwankungsbreite bei den genannten Gehältern ist allen Angaben gemein, dass auch das monatliche Einkommen eines Leiters Einkauf von mehreren Faktoren abhängt. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Ohne auf die genauen – nicht feststellbaren – Höhen der Gehälter einzugehen, werden im Folgenden die Trends abgebildet. Ein Trend ist jedenfalls offensichtlich: Frauen verdienen im Durchschnitt als Einkaufsleiterin rund 20 Prozent weniger als ihre männlichen Pendants – bei vergleichbarer Arbeit. Der „Gender Gap“ ist also auch hier unübersehbar.

Faktor Branche

Laut einer Studie von technik-einkauf.de können Einkaufsleiter in den Branchen Nahrungsmittel, Getränke, Logistik, Verkehr und Chemie die höchsten Gehälter erzielen. Festgestellt wurde jedoch auch, dass die Gehaltsunterschiede in den verschiedenen Branchen nicht allzu groß sind.

Faktor Unternehmensgröße

Mit der Unternehmensgröße steigt meist der Output – und viel Output beruht auf großem Input. Das Gehalt eines Leiters Einkauf steigt entsprechend mit der Größe des Unternehmens und mit dem Einkaufsvolumen. Bei Kleinunternehmen bis 50 Mitarbeiter liegt das Gehalt etwa auf Tarifniveau, mit dem Übergang zu mittleren Unternehmen bis 250 Mitarbeiter und den größeren Unternehmen des „gehobenen Mittelstands“ mit bis zu 500 Mitarbeitern gibt es erhebliche Zuwächse beim Gehalt. Großunternehmen zahlen zwar noch besser, aber die Unterschiede sind nicht mehr so deutlich.

Laut gehalt.de können Leiter Einkauf diese Jahresgehälter erwarten, je nach Unternehmensgröße:

• bis 100 Mitarbeiter = 99.328 €
• 101 bis 1000 Mitarbeiter = 116.924 €
• 1001 bis 20.000 Mitarbeiter = 130.355 €
• über 20.000 Mitarbeiter = 133.971 €

Faktor Unternehmensstandort

Der Standort spielt bei der Vergütung der Arbeit eine entscheidende Rolle. Das Gehalt spiegelt regionale Unterschiede in der Wirtschaftskraft, in den Lebenshaltungskosten und in der Attraktivität des Standorts in Bezug auf Kultur und Freizeit wider. Auch wenn die Einkommenslage bei den Stadtstaaten unübersichtlich ist, lässt sich doch bei den Flächenländern generell ein Trend ausmachen: Es besteht ein deutliches Gefälle bei den Gehältern zwischen den „alten“ und den „neuen“ Bundesländern – auch bei den Gehältern der Leiter Einkauf.

An der Spitze liegen starke Wirtschaftsstandorte wie Baden-Württemberg und Hessen, dicht gefolgt von Nordrhein-Westfalen, Hamburg und Bayern. Bremen, das Saarland, Niedersachsen und Schleswig-Holstein bilden mit Berlin das Mittelfeld. Deutlich dahinter folgen ohne eklatante Unterschiede Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen und Brandenburg. Hier haben die Leiter Einkauf bis zu einem Drittel weniger im Portemonnaie. Mecklenburg-Vorpommern ist wie so häufig das Schlusslicht bei der Entlohnung.

Faktor Berufserfahrung

Auch für einen Leiter Einkauf ist Berufserfahrung wichtig. Er hat mit den Jahren einen immer besseren Überblick über die Beschaffungsmärkte, kennt die Lieferanten und die üblichen Konditionen, die Routine in den Verhandlungen wächst und er füllt die Position als Führungskraft immer besser aus. All das nutzt der Organisation, für die er sich einsetzt, und das macht sich bezahlt. Gehalt.de gibt folgende Jahresgehälter entsprechend der Berufserfahrung an:

• weniger als 3 Jahre Berufserfahrung: 104.473 €
• 3 bis 6 Jahre Berufserfahrung: 106.473 €
• 7 bis 9 Jahre Berufserfahrung: 109.221 €
• mehr als 9 Jahre Berufserfahrung: 120.117 €

Faktor Zusatzfähigkeiten

Auch beim Leiter Einkauf sind Zusatzqualifikationen gehaltsrelevante Faktoren. Unabhängig von der Branche sind Controlling, Statistik, Software-Anwendungen, Führungs- und Gesprächstechniken sowie verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse für den Arbeitgeber von Interesse. Sind durch ein entsprechendes Fachstudium vertiefte branchenspezifische Kenntnisse vorhanden, können auch die sich auszahlen. Als Führungskraft kann der Leiter Einkauf auch mit Ausbildungs-, Schulungs- und Lehrtätigkeiten betraut sein, innerbetrieblich oder an z. B. Berufsschulen. Auch das kann das Gehalt noch erhöhen.

Weiterbildung für Einkaufsleiter

Auch ein Leiter Einkauf sollte sich darum bemühen, seine Kenntnisse auf dem neuesten Stand zu halten und zu erweitern. Dies betrifft etwa die Bereiche Lagerwirtschaft, Materialwirtschaft und Logistik. Um neue Märkte und Marktteilnehmer identifizieren und mit Letzteren in Kontakt treten zu können, sollte er sich mit den Themen neue Medien, Branchenportale und elektronische Beschaffung auseinandersetzen – und seine Fremdsprachenkenntnisse auffrischen. Da Software-Anwendungen wie E-Procurement-, ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssysteme oder SAP stetig weiterentwickelt werden, sind Schulungen zu neuen Versionen hilfreich. Qualitätsmanagement und statistische Auswertungsverfahren können bei der Festlegung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und der Nutzung von Kennzahlensystemen für das Controlling sinnvoll werden. Technisch sollte er branchenspezifische Verfahren kennen und sich über Neuerungen informieren. Als Führungskraft liegt auch der Gedanke nicht fern, sich mit den Themen Führungsverhalten, Gesprächs- und Kommunikationstechniken, Präsentation, Personalmanagement, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz zu beschäftigen. Gerade die verantwortungsvolle Rolle als Führungskraft erlebt jetzt einen Umschwung, für den man geeignete Tools an der Hand haben sollte, wenn man sie erfolgreich umsetzen will. Flache Hierarchien stellen hohe Ansprüche an die Kompetenz von Führungskräften und die Aufgabe nimmt einen viel bedeutenderen Platz im täglichen Arbeitsablauf ein als es früher der Fall war.