Lastenheft

Zu diesen Einzelheiten gehören insbesondere Angaben über die Qualität und Quantität, also die Güte und Menge der Sach- und Dienstleistungen. Des Weiteren kommen die technische Abwicklung, Daten wie Lieferungs-, Leistungs- und Angebotstermine sowie Erfüllungsbedingungen und der Gerichtsstand dazu. Daher wird es auch Anforderungskatalog oder Anforderungs-, Kunden- oder Anwenderspezifikation genannt, im englischen Sprachraum „Statement of Work“. Insbesondere im Hoch- und Tiefbau sowie im Anlagenbau wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet.

Funktion des Lastenhefts

Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber, was das Ziel der beabsichtigten Maßnahme ist und welche Aufgaben vom Auftragnehmer auf dem Weg dorthin zu erledigen sind. Die Erfüllung der einzelnen Aufgaben als Eckpunkte des Auftrags kann jeweils als Meilenstein in Art und Umfang definiert sowie exakt terminiert werden. Als Beschreibung wird das Lastenheft meist als Text verfasst. Weitergehende Detaillierungen und Präzisierungen, technische Angaben und Termine erfolgen häufig in Form von Tabellen, Grafiken, (Ablauf-)Diagrammen, Skizzen, (technischen) Zeichnungen und (Bau- oder Konstruktions-)Plänen oder – bei Software – in Modellierungssprachen.

Das Lastenheft wendet sich in erster Linie an die Auftragnehmer und andere Stakeholder wie Lieferanten und Dienstleister als Subunternehmer und (Projekt-)Beteiligte. Deswegen sollten die Anforderungen in einem Lastenheft so allgemein wie möglich und so detailliert wie nötig formuliert werden. Dies eröffnet dem Auftragnehmer die Möglichkeit, von ihm als geeignet erachtete Lösungswege auf dem Weg zu einem definierten Ziel oder zu einer gewünschten Lösung zu beschreiten, ohne durch zu konkrete Bedingungen eingeschränkt und auf einen vorgegebenen Weg festgelegt zu sein. Damit ist der Auftragnehmer in der Lage, seine Kompetenzen auszuspielen und als Experte (technologieoffen) Lösungsmöglichkeiten zu erarbeiten, die über den Wissens- oder Erfahrungshorizont des Auftraggebers hinausgehen.

Der Auftraggeber kann das Lastenheft in einer Ausschreibung verwenden und an mehrere potenziell Interessierte Leistungsanbieter als mögliche Auftragnehmer versenden. Diese erstellen auf dieser Basis jeweils ein Pflichtenheft, das konkreter beschreibt, wie sie die Anforderungen im Lastenheft erfüllen wollen. Das Lastenheft kann zudem als Grundlage für eine Kalkulation dienen und das Erstellen eines Angebots erleichtern. Der Auftraggeber wählt dann aus diesen Angeboten den (objektiv) geeignetsten aus.

Das Lastenheft ist damit die Grundlage für die Einholung von Angeboten. Es beinhaltet alle Forderungen an sämtliche Leistungen, die in einem Projekt oder im Rahmen eines Auftrags zu erfüllen sind. Außerdem übernimmt das Lastenheft im Projektmanagement die Funktion als Referenzdokument. Mit diesem können sich Projektbeteiligte und andere Stakeholder einen Überblick über das Projekt und die damit angestrebten Ziele verschaffen.

Rechtliche Vorgaben und Standards

Das Lastenheft beschreibt gemäß DIN 69901-5: 2009-01 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ das Lastenheft als die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“. Im Lastenheft sind damit die im Rahmen eines Werk- oder Werkliefervertrags zu erstellenden und bei der dazugehörenden formellen Abnahme nachprüfbaren Leistungen und Lieferungen detailliert aufgeführt.

Weitere Standards zur Erstellung sowie zu Aufbau und Inhalt von Lastenheften in Deutschland sind insbesondere in Richtlinien des Vereins Deutscher Ingenieure e. V. (VDI) enthalten:

• VDI 2519 Blatt 1: Vorgehensweise bei der Erstellung von Lasten-/Pflichtenheft;
• VDI 2519 Blatt 2: Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Förder- und Lagersystemen;
• VDI 3694: Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen;
• VDI 4403 Blatt 1: Modernisierung und Erweiterung fördertechnischer Anlagen und logistischer Systeme bei laufendem Betrieb.

Als Grundlage des derzeitigen internationalen Standards für Lastenhefte im Bereich Software-Systeme gilt die Spezifikation des American National Standards Institute (ANSI), ANSI/IEEE Std 830-1984. Dieser Standard wurde vom Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE), das in New York juristisch beheimatet ist, zur IEEE 830-1998, Software Requirements Specification / SRS, „Lastenhefte für Softwaresysteme“, überarbeitet. Im IEEE als weltweit tätigen Berufsverband haben sich insbesondere Ingenieure, Techniker sowie Naturwissenschaftler aus den Bereichen Elektrotechnik und Informationstechnik zusammengeschlossen. Die aktuelle Version des Standards ist der

• Std 29148-2018 und umfasst sowohl Lasten- als auch Pflichtenhefte.

Ein weiterer internationaler Standard im Bereich Projektmanagement, der auf das Lastenheft eingeht, ist der PMBOK(R) Guide 2008 („A Guide to the Project Management Body of Knowledge“). Er fasst das Lastenheft als „Statement of Work“ (SOW) enger. Das SOW dient als Beschreibung der zu erbringenden Leistungen oder Werke und umfasst lediglich die Spezifikation des Produkts oder der Dienstleistung.

Inhalt und Aufbau des Lastenhefts

Das Lastenheft sollte prinzipiell diese Punkte enthalten:

• Spezifikation der Sach- oder Dienstleistung, die bei Vergabe des Auftrags bzw. als Werk im Rahmen eines Werkvertrags erbracht werden soll.
• Anforderungen an das Werk (Bauwerk, Maschine, Software etc.), die es bei seiner späteren Verwendung erfüllen muss.
• Rahmenbedingungen für das Produkt und die Leistungserbringung (z. B. Normen, Standards, Technische Regeln, rechtliche Vorgaben, Materialien, Herkunftsländer etc.).
• vertragliche Konditionen in Bezug auf die Vergabe und das Erbringen von Teilleistungen, Gewährleistungsanforderungen, Risiko- und Qualitätsmanagement usw.).
• Anforderungen an den Auftragnehmer (z. B. Termintreue, Budgeteinhaltung, Compliance, Zertifizierungen).
• Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers (z. B. Projektdokumentation, Controlling-Methoden).

Im Bereich Projektmanagement wurden die Lastenhefte mithilfe der DIN 69901-5:2009-1 in Inhalt und Aufbau standardisiert. Diese formalen Vorgaben können aber auch in vielen Fällen auf andere Bereiche übertragen werden.

Die Gliederung des Lasten- sowie des Pflichtenhefts hat nach DIN 69901-5 die folgende Form:

• Projekteinführung
  Hier werden die Basisüberlegungen und Rahmenbedingungen des Projekts dargestellt. Dazu gehören das Ziel des Projekts, der Kostenrahmen sowie die Ablauf- und Terminplanung.
• Ist-Zustand
  Bei der Beschreibung des Ist-Zustands wird die aktuelle Situation in Bezug auf Organisation und Technik sowie unter Umständen im Hinblick auf Personaleinsatz und Wirtschaftlichkeit abgebildet. Verdeutlicht werden hier auch die Schwachpunkte als Ansatzpunkte für Verbesserungen.
• Soll-Zustand bzw. -Konzept
  Dieser in der Regel längste Teil des Lastenhefts sollte weiter untergliedert werden, beispielsweise in obligatorische und fakultative bzw. funktionale und nichtfunktionale Anforderungen. Zu formulieren sind hier unbedingt die Ziele und Leistungskennzahlen bzw. Vorgabewerte, die erreicht werden sollen, sowie die Meilensteine dorthin. Ergänzend können Zusatzaufgaben und weitere Anforderungen angegeben werden.
• Schnittstellen und Zuständigkeiten definieren
  Hier erfolgt eine Abgrenzung der Zuständig- und Verantwortlichkeiten unter den Beteiligten bzw. den Stakeholdern sowie die Festlegung der Schnittstellen in Art, Menge und Qualität. Dies betrifft unter anderem die Soft- und Hardware-technische Auslegung, die Beteiligung von betrieblichen Einheiten und Personen sowie die Art, Menge und Richtung der Information.
• Inbetriebnahme und Einsatz
  Festgelegt werden dabei Termine, zu denen die geforderten Funktionen abrufbar oder Systeme zur Verfügung stehen bzw. einsatzfähig oder betriebsbereit sein sollen. Außerdem ist hier anzugeben, wann welche Beteiligten (Mitarbeiter) in welcher Art wo geschult und eingewiesen werden.
• Qualitätsanforderungen
  Als Maßnahmen der Qualitätssicherung können Faktoren wie Umfang, Funktionsfähigkeit, Benutzbarkeit, Zuverlässigkeit, technische und rechtliche Sicherheit, Wartungsfreundlichkeit, Effizienz, Änderungsmöglichkeit, Übertragbarkeit und Erweiterungsfähigkeit gefordert werden.
• Anhang
  Im Anschluss an den Kerntext können Faktoren wie die Risikoakzeptanz und der Lieferumfang oder Regressionsmaßnahmen folgen. Auch Skizzen zum Entwicklungszyklus und zur Systemarchitektur, Dokumentationen und Abnahmekriterien können hier angeführt werden.

Vorteile des Lastenhefts für Auftragnehmer und Auftraggeber

Das Erstellen eines detaillierten Lastenhefts ist zwar aufwendig, die Investition in Zeit und Arbeitskraft ist aber gut angelegt. Denn es gibt den Auftraggebern selbst eine klare Struktur bei den Anforderungen an ein Projekt, da darin Startpunkt, Meilensteine und Ziele klar festgelegt sind.

Auch für den Auftragnehmer ist ein gut strukturiertes Lastenheft attraktiv, da es genau die Anforderungen des Auftraggebers abbildet und diese bzw. die Aufwendungen zum Erreichen der Ziele kalkulierbar macht.

Die wichtigsten Vorteile eines Lastenhefts sind damit:

• Ziele sind eindeutig definiert;
• Projektumfang und Randbedingungen werden klar dargestellt;
• Schwachstellen werden offensichtlich;
• Anforderungen an Auftragnehmer werden explizit herausgestellt;
• Kalkulationen können konkretisiert, Angebote transparent gestaltet werden;
• Auswahl des Auftragnehmers wird erleichtert;
• Zeitersparnis durch weniger Missverständnisse und konsistenten Ablauf des Projekts;
• klare Vergabe von Verantwortlichkeiten;
• eindeutige Definition von Schnittstellen;
• gesteigerte Produktivität durch effiziente Prozesse.