Pflichtenheft

Zu diesen Einzelheiten gehören insbesondere Spezifikationen über die Güte und Menge, also die Qualität bzw. Funktionalität und die Quantität der Sach- und Dienstleistungen. Darüber hinaus enthält das Pflichtenheft Angaben zur technischen und organisatorischen Abwicklung sowie Daten wie Lieferungs- und Leistungstermine. Das Pflichtenheft dient damit als Grundlage für die Kalkulation eines Angebots.

Funktion des Pflichtenhefts

Im Pflichtenheft beschreibt der potenzielle Auftragnehmer, mit welchen Mitteln er das Ziel der beabsichtigten Maßnahme erreichen will und welche Aufgaben von ihn auf diesem Weg durchgeführt bzw. Leistungen erbracht werden. Teilziele als Eckpunkte des Pflichtenhefts können jeweils als Meilenstein in Art und Umfang definiert sowie terminiert werden. Als Beschreibung wird das Pflichtenheft meist als Text verfasst. Weitergehende Detaillierungen und Präzisierungen, technische Angaben und Termine werden oft in Form von Tabellen, Grafiken, (Ablauf-)Diagrammen, Skizzen, (technischen) Zeichnungen und (Bau- oder Konstruktions-)Plänen oder – bei Software – in Modellierungssprachen dargestellt.

Das Pflichtenheft richtet sich in erster Linie an den Auftraggeber als Initiator der Ausschreibung und die auf dieser Seite beteiligten Fach- und Führungskräfte. Da diese über unterschiedliche Fachkenntnisse verfügen, sollte das Pflichtenheft so allgemein wie möglich und so detailliert wie nötig formuliert werden. Dies gibt dem Auftragnehmer zudem entsprechende Spielräume bei den Lösungswegen zum Erreichen des definierten Ziels.

Die im Lastenheft gestellten Anforderungen und die im Pflichtenheft aufgezeigten Lösungen können zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer noch abgestimmt und weiter konkretisiert werden. Grundlage dafür sind Überlegungen zur Konsolidierung der Anforderungen und die Überprüfung der technischen Machbarkeit und des Aufwands bzw. der Konfliktfreiheit der gewünschten Funktionalitäten. Aus diesen Verhandlungen geht in der Regel ein von beiden Seiten vereinbarter Anforderungskatalog hervor, der im Projektmanagement als Referenzdokument dienen kann. Beim Abgleich mit diesem können sich Projektbeteiligte und andere Stakeholder einen Überblick über das Projekt, die damit angestrebten Ziele und den jeweiligen Sachstand verschaffen.

Rechtliche Vorgaben und Standards

Das Pflichtenheft umfasst gemäß DIN 69901-5: 2009-01 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“. Im Pflichtenheft sind damit die Leistungen und Lieferungen, die der Auftragnehmer erbringen wird, detailliert aufgeführt. Diese Aufgaben können im Rahmen eines Werk- oder Werkliefervertrags vom Auftraggeber festgelegt und deren Erfüllung bei der späteren formellen Abnahme überprüft werden.

Weitere Vorgaben zur Erstellung sowie zu Aufbau und Inhalt von Pflichtenheften in Deutschland enthalten die Richtlinien des Vereins Deutscher Ingenieure e. V. (VDI):

• Gemäß VDI 2519 Blatt 1, „Vorgehensweise bei der Erstellung von Lasten-/Pflichtenheft“, ist das Pflichtenheft die Beschreibung der Realisierung aller Kundenanforderungen, die im Lastenheft gefordert werden.
• Gemäß VDI-Richtlinie 3694, „Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen“, hat der Auftragnehmer das Pflichtenheft unter Beachtung der im Lastenheft genannten Anforderungen an das Automatisierungssystem zu erstellen.

Inhalt und Aufbau des Pflichtenhefts

Das Pflichtenheft orientiert sich in Form und Inhalt am Lastenheft und lehnt sich in seiner Gestaltung an dieses an.