Workshop-Moderation in der Stadtverwaltung


Workshop-Moderation in der Stadtverwaltung

Oktober 2015, Deutschland, Niedersachsen

Beteiligte Berater: 1

Die Ausgangssituation: Sozialhilfe ist eine staatliche Leistung, um eine Grundsicherung von Hilfebedürftigen zu gewährleisten. Die Grundsicherung ist im 12. Buch des Sozialgesetzbuches (SGB XII) geregelt. Die Verwaltung der Sozialhilfe obliegt Landkreisen oder Städten. Hier sah eine Stadtverwaltung in Niedersachsen Optimierungsbedarf und wandte sich an REFA.

Die folgenden Fragen beschäftigten die Verwaltung im Bereich der Grundsicherung:

  • Wie ist die Aufnahme von Asylbewerbern in der Stadt geregelt?
  • Wie ist der Erstkontakt neuer Hilfesuchender geregelt?
  • Wie ist die Struktur im Sachgebiet organisiert?
  • Sind die Arbeitsabläufe sinnvoll/optimal geregelt (Zuständigkeiten, Übergabe der einzelnen Arbeitsbereiche, doppelte Arbeiten minimiert usw.)?
  • Gibt es Schnittstellen? Wenn ja, sind diese allen bekannt?
  • Findet eine sinnvolle Übergabe/Zusammenarbeit statt?
  • Wo sind Strukturen zu verbessern?

Ziel der REFA-Beratung

Als Ziele des Ganztages-Workshops wurden

  • die Überprüfung der Ablauforganisation und
  • die Definition der Schnittstellen

in dem Team "Grundsicherung nach dem SGB XII" vereinbart.

REFA-Vorgehensweise

Auf Wunsch des Auftraggebers fand ein ganztägiger Workshop "Grundsicherung nach dem SGB XII" in der Stadtverwaltung statt, der von einer REFA-Beraterin moderiert wurde. In Vorbereitung des Workshops verschickte REFA gezielte Fragestellungen an die im Untersuchungsbereich tätigen Beschäftigten, um im Rahmen des Workshops auf die aktuellen Problemlagen eingehen und Wünsche der Beteiligten aufgreifen zu können. Eine anonymisierte Auswertung der Rückläufe erhielt der Auftraggeber im Vorfeld des Workshops. Während des Workshops setzte REFA verschiedene Methoden ein (z.B. das "World-Café"), um die aufgeworfenen Problemlagen lösungsorientiert zu bearbeiten. Im Nachgang zum Workshop übersandte REFA der Stadtverwaltung eine Abschlussdokumentation des Workshops.

Vorgehensweise im konkreten Projekt

  • Dokumentenrecherche/Sichtung der übersandten Unterlagen zur Ausgangssituation
  • Schriftliche Befragung/Interviews der Workshop Teilnehmer/innen
  • Vorbereitung des Workshops, Erstellung der Tagesordnung/der Workshop-Themen
  • Schriftliche Zusammenfassung/Ergebnisprotokoll des Workshops.

Ergebnisse des Moderation/Beratung

Die aus Sicht der Teilnehmenden relevanten Problemlagen/Fragestellungen konnten im Rahmen des Ganztages-Workshops diskutiert und abschließend geklärt werden. Der Workshop fand in einer angenehmen und konstruktiven Atmosphäre statt und trug zu einer positiven Zusammenarbeit im Team bei. An dieser Stelle ein Feedback unseres Auftraggebers:

"Danke für die tolle Zusammenarbeit. Ich wünsche Ihnen alles Gute und hoffe, dass wir auch in Zukunft das eine oder andere Problem gemeinsam lösen können." (November 2015)

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