Außendienstmitarbeiter

Was ist ein Außendienstmitarbeiter?

Ein Außendienstmitarbeiter ist das Gesicht des Unternehmens, für das er arbeitet. Als Stellvertreter der Firma ist er deren Aushängeschild und repräsentiert deren Philosophie im direkten Kontakt bei der Kundschaft vor Ort – ob Privatperson oder Firmenkunde. Als Vertreter präsentiert er das Angebotsportfolio und ist zuständig für den Verkauf der Produkte und Dienstleistungen. Da er die wirtschaftlichen Interessen seines Arbeitgebers vertritt und dabei die Kundschaft von den Vorteilen der angebotenen Ware überzeugen soll, muss er redegewandt sein sowie Menschenkenntnis und Durchsetzungsvermögen besitzen, um die Kunden zum Kaufabschluss zu bewegen.

Als Verkaufsexperte ist der Außendienstmitarbeiter das Bindeglied zwischen Unternehmen und Kundschaft. Seine Aufgabe ist die Erfüllung der von der Geschäftsführung vorgegeben Umsatzziele – und möglichst das Übertreffen dieser Marke. Dazu ist er viel unterwegs, um die Bestandskunden vor Ort zu besuchen und Kaufabschlüsse zu erreichen. Die Kundenbindung stärkt er im persönlichen Gespräch, indem er sie vom Büro aus über Produktneuheiten und anderes Wissenswertes informiert. Hier analysiert er auch den Markt und identifiziert neue potenzielle Abnehmer. Diese versucht er anschließend als Neukunden zu akquirieren, um seinen Kundenstamm auszubauen und die Basis für weitere Verkäufe zu schaffen.

Dabei ist Vertreter nicht gleich Vertreter, auch wenn alle letztlich den Verkauf von Produkten und/oder Dienstleistungen anstreben. Kaufleute sind prädestiniert für den Vertrieb von weniger erklärungsbedürftigen Gütern, wie etwa Lebensmitteln, Sportartikeln oder Baustoffen, da hier das betriebswirtschaftliche Denken und das unternehmerische Handeln im Vordergrund stehen. Spezialisten sind gefragt, wenn es um erklärungsbedürftige Güter, komplizierte Geräte oder komplexe Bauteile geht – von Büchern über pharmazeutische Produkte und Laborausstattungen bis hin zu Fahrzeugkomponenten wie beispielsweise Bremsen oder Einspritzeinlagen. Hier ist eine branchenspezifische Ausbildung von Vorteil, um Kunden auch bei tiefergehenden Fragen fachgerecht zu beraten und den Nutzen des Angebots aufzuzeigen. Diese Fachkräfte sollten natürlich auch ein betriebswirtschaftliches Verständnis entwickeln und entsprechende Kenntnisse vorweisen können. Abhängig von den Tätigkeiten und der absolvierten Ausbildung fällt das Gehalt, das sich meist aus einem Grundgehalt und einer Provision zusammensetzt, jeweils sehr unterschiedlich aus.

Welche Aufgaben hat ein Außendienstmitarbeiter?

Auch wenn für den Außendienstmitarbeiter letztlich der Verkauf der von ihm angebotenen Waren und das Erreichen der vorgegebenen Umsatzziele im Mittelpunkt stehen, ist das Aufgabenspektrum, um dieses Ziel zu erreichen, breit gefächert.

Der Außendienstler sondiert im persönlichen Gespräch vor Ort die Bedürfnisse seiner Kundschaft, bietet passende Produkte und Dienstleistungen an, stellt deren Nutzen und Vorteile heraus und berät seine Kunden. Er erstellt Kostenvoranschläge und unterbreitet detaillierte Angebote. Nach dieser Verkaufsvorbereitung verhandelt er die Konditionen und Lieferbedingungen und schließt den Kauf ab. Damit schafft er die Grundlagen für weitere Verkäufe, beispielsweise den Verkauf von größeren Mengen (More-Selling), von höherwertigen und teureren Waren (Up-Selling) oder von zusätzlichen Produkten oder (Service-)Dienstleistungen wie einem Wartungsvertrag (Cross-Selling). Die Kundendaten pflegt er in das Customer-Relationship-Management- (CRM-)System ein, in dem er sein Kundenportfolio verwaltet und seine eigene Performance anhand der Anzahl Abschlüsse, der Bestellmengen und der Lieferkonditionen im Hinblick auf die vorgegebenen Absatz- und Umsatzziele bewertet.

Um Bestandskunden an sich zu binden, betreut er auch nach dem Abschluss des Geschäfts die Kundschaft weiter. So pflegt er die persönliche Beziehung zu seinen Kunden, informiert sie über verschiedenste Kanäle – vom Telefonat über die E-Mail bis zum Versenden eines Kundenmagazins – über Produktneuheiten und bemerkenswerte Ereignisse wie Zertifizierungen, Auszeichnungen, die das Unternehmen oder das Produkt erhalten hat, Events oder Sponsorenaktivitäten und besucht sie auch regelmäßig, um sich gegenseitig auf dem neuesten Stand zu halten und Informationen auszutauschen.

Ein Außendienstmitarbeiter informiert sich in Fachmagazinen sowie auf Messen und Ausstellungen über Produktneuheiten und Angebote der Konkurrenz und analysiert den Markt, um neue potenzielle Abnehmer für die von ihm angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Er geht aktiv auf diese zu, um sie durch „Kaltakquise“ als Neukunden zu gewinnen, seinen Kundenstamm auszubauen und die Basis für weitere Verkäufe zu schaffen.

Die Kernaufgaben des Außendienstmitarbeiters können stichpunktartig so zusammengefasst werden:

• Präsentation und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen;
• Erreichen, besser Übertreffen der vorgegebenen Absatzziele;
• Beratung der Kundschaft zur Unterstützung der Kaufentscheidung;
• Kalkulation und Erstellung individueller Angebote;
• Verhandlung über Konditionen und Verträge, Aufnahme von Bestellungen;
• Betreuung und Bindung der Bestandskunden;
• Weiterentwicklung des Kundenstamms und Neukundenakquise;
• Teilnahme an Messen und Veranstaltungen;
• Marktbeobachtung und -analyse, Wettbewerbsanalyse;
• Einsatz von CRM-Systemen zur Dokumentation und Überwachung relevanter Daten.

Welche Kompetenzen braucht ein Außendienstmitarbeiter?

Produkte präsentieren, Kundschaft beraten, Konditionen kalkulieren, Waren verkaufen, Bestandskunden betreuen, Neukunden akquirieren: Außendienstmitarbeiter müssen die Produkte und Dienstleistungen, die sie verkaufen, sehr gut kennen, sollten in der Lage sein, mit ihrem Wissen und ihrer Persönlichkeit die Kundschaft zu überzeugen, und brauchen kaufmännisches Handwerkszeug, um wirtschaftlich tragbare Angebote machen zu können.

Branchen-, Fach- und Produktwissen sind die Grundlage, um der Kundschaft Vorteile und Nutzen des Angebots zu erläutern. Kommunikationsstärke, Diskussionsfreude, Empathie, Menschenkenntnis und Durchsetzungsvermögen sind nötig, um Kunden im Gespräch zu lenken, zu überzeugen und in Richtung Vertragsabschluss zu führen. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse werden verlangt, um die Kalkulation auf eine solide Basis zu stellen, über Preise, Mengen und Lieferbedingungen verhandeln und nach dem Kaufabschluss auch auswerten und die eigene Performance feststellen zu können. Dazu ist eine hohe Reisebereitschaft unerlässlich, da viele der Kundengespräche bei diesen vor Ort stattfinden. Hier sind auch Organisationstalent, Flexibilität, Zeit- und Selbstmanagement gefragt, um die vielen Aufgaben „inhouse“ und „on the road“ bestmöglich zu koordinieren und dabei auch noch spontan auf Anfragen reagieren zu können. Und da nicht jeder Kundenbesuch zu dem gewünschten Abschluss führt, ist auch ein hohes Maß an Frustrationstoleranz gefordert.

Stichpunktartig lassen sich die Kompetenzen, die von einem Außendienstmitarbeiter erwartet werden, so zusammenfassen:

• Kenntnis der Verkaufs- und Gesprächstechniken;
• Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• Verhandlungsgeschick und Abschlusssicherheit;
• Empathie und Menschenkenntnis;
• gepflegtes Äußeres und souveränes Auftreten;
• betriebswirtschaftliches und unternehmerisches Denken;
• Organisationstalent und Flexibilität;
• gutes Zeit- und Selbstmanagement;
• Belastbarkeit und Frustrationstoleranz;
• hohe Reisebereitschaft.

Wie wird man Außendienstmitarbeiter?

Außendienstmitarbeiter ist kein anerkannter Ausbildungsberuf, sondern eine Sammelbezeichnung für einen Tätigkeitsbereich im Vertrieb. Einen Vertrieb gibt es nicht nur im Handel, sondern – branchenübergreifend – auch in Industrieunternehmen und bei Dienstleistungsanbietern. So vielfältig wie die Angebotsspanne sind auch die Arbeits- und damit Einstiegsmöglichkeiten. Ausbildung, Weiterbildung, Studium, Quereinstieg: Alles bietet Zugang zu einer Stellung im Vertriebsaußendienst.

Da der Vertrieb generell eine kaufmännische Tätigkeit ist, bieten sich einschlägige Aus- und Weiterbildungen oder Studienfächer an. Wird spezielle Branchen- oder Produktkenntnis im Beruf als Außendienstler gefordert, sind im kaufmännischen Bereich beispielsweise Versicherungs- und Finanzkaufleute oder Absolventen des Studiengangs Versicherungsbetriebswirtschaft gefragt. Auch Ausbildungs- und Studienabschlüsse in technischer oder naturwissenschaftlicher Richtung können gewünscht sein. So können viele Vertriebler im Bereich Kälte/Klima/Lüftung oder Elektrik auf einer technischen Lehre oder einem Ingenieurstudiengang aufbauen und viele Pharmaberater oder Pharmareferenten haben eine zweijährige Berufsfachschulausbildung zum CTA, MTA oder PTA (Chemisch/Medizinisch/Pharmazeutisch-Technischer Assistent) abgeschlossen oder ein Studium der Biologie, Medizin oder Pharmazie absolviert. Darüber hinaus gibt es noch Möglichkeiten des Quereinstiegs aus allen Bereichen der Arbeitswelt – eine entsprechende Berufserfahrung vorausgesetzt.

• Ausbildung: Beste Voraussetzungen für die Arbeit im Vertriebsaußendienst haben Personen mit einer abgeschlossenen dreijährigen dualen Ausbildung zum Industriekaufmann oder zum Kaufmann im Groß- und Einzelhandelsmanagement. Obwohl kein bestimmter Schulabschluss verlangt wird, hat sich in der Praxis als Zugangsvoraussetzung die (Fach-)Hochschulreife etabliert.

Einen anderen Zugang bieten dreijährige doppelt qualifizierende Ausbildungen zum Handelsfachwirt oder zum Betriebswirt, Fachrichtung allgemeine oder internationale Betriebswirtschaft. Bei diesen Ausbildungen erfolgt die Weiterbildung neben der Lehre in einem anerkannten kaufmännischen Beruf.

• Weiterbildung: Auch andere kaufmännische Weiterbildungen qualifizieren für die Arbeit im Vertriebsaußendienst. Dazu gehören die Weiterbildungen zum Fachwirt der Fachrichtungen Industrie oder Wirtschaft, zum technischen Fachwirt, zum technischen oder praktischen Betriebswirt oder zum Fachberater Vertrieb. Da hier oft betriebswirtschaftliche Aspekte mit technischen verknüpft werden, werden Absolventen mit diesen Abschlüssen auch gerne von Unternehmen der Metall- oder Elektroindustrie eingestellt.
• Quereinstieg: Eine Ausbildung in einem bestimmten Fach ist nicht unbedingt nötig – je nach Branche haben auch Quereinsteiger gute Chancen. Voraussetzung dafür ist eine mehrjährige Berufserfahrung, möglichst bereits im Bereich Vertrieb, sowie Verkaufstalent.
• Studium: Mit einem (Fach-)Abitur wird der Einstieg in den Vertrieb im Außendienst über ein Studium möglich. Bevorzugte Studiengänge sind der Betriebswirtschaft nahestehende wie Handels-Betriebswirtschaft, Industrie-Betriebswirtschaft, Business Administration, Marketing und Vertrieb, Dienstleistungs- und Servicemanagement oder technischer Vertrieb. Der Bachelor wird in sechs bis sieben Semestern absolviert, auch berufsbegleitend in einem dualen Studium. Dieselben Fächer können auch in einem Master-Studiengang vertieft werden, was nochmals rund sechs Semester dauern kann.

Wie viel verdient man als Außendienstmitarbeiter?

Bei der Vielzahl der Aufgaben, der möglichen Ausbildungsgänge – je nach Branche und Arbeitgeber eine kaufmännische, technische oder naturwissenschaftliche Ausbildung oder ein entsprechendes Studium –, der Arbeitgeber und der Kundschaft – Privat- oder Business-Kunden – ist es unmöglich, ein konkretes Gehalt als Monats- oder Jahresbrutto zu nennen. Meist gilt aber: Ein Außendienstmitarbeiter erhält ein monatliches Fixum als (Brutto-)Grundgehalt und eine erfolgsabhängige Provision. Je größer der Umsatz ist, den er mit den von ihm angebotenen Waren und Dienstleistungen erzielt, desto höher ist sein Einkommen. Damit der Vertriebsmitarbeiter seine Kunden auch vor Ort aufsuchen kann, ist in den allermeisten Fällen auch ein Dienstwagen üblich – der, unter Beachtung der steuerrechtlichen Einschränkungen, auch privat genutzt werden kann.

Werden Außendienstmitarbeiter mit abgeschlossener Lehre nach Tarif bezahlt – das ist eher in der Industrie als im Handel üblich –, richten sich das Gehalt und die Zulagen nach der Entgeltgruppe und den Dienstjahren. Die Spanne reicht hier von einer monatlichen Brutto-Vergütung von rund 2.700 bis 3.000 Euro. Mit dem „13. Monatsgehalt“ – Urlaubs- und Weihnachtsgeld – liegt das Brutto-Jahreseinkommen dann bei rund 35.000 bis 39.000 Euro.

Das Brutto-Einstiegsgehalt für nicht studierte Außendienstmitarbeiter liegt durchschnittlich bei ca. 2.500 Euro im Monat, sprich: 30.000 Euro im Jahr, für Bachelor-Absolventen bei gut 4.000 Euro monatlich oder 48.000 Euro im Jahr und für Repräsentanten mit Master-Abschluss bei über 4.300 Euro pro Monat und damit 52.000 Euro im Jahr.

Das Durchschnittsbruttogehalt über alle Qualifikationsstufen gesehen beträgt etwa 3.500 Euro monatlich oder 52.500 Euro jährlich. „Verkaufskanonen“ können Spitzengehälter von 75.000 Euro Jahresbrutto erreichen, also ca. 6.250 Euro brutto im Monat. Hierbei sind allerdings die erzielten Provisionen eingerechnet.

Auch bei Außendienstmitarbeitern hängt das monatliche Einkommen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Je teurer, komplexer und erklärungsbedürftiger das Produkt oder die Dienstleistung ist, desto eher werden Außendienstmitarbeiter gebraucht, die Kunden ausführlich beraten und die Vorteile und den Nutzen eines Kaufs erläutern. Zudem zahlen Unternehmen in florierenden Branchen besser als jene, die im Wettbewerb unter einem hohen Preisdruck stehen.

Das heißt: Umsatzstarke Unternehmen aus den Bereichen Pharma und Chemie, aber auch Informations- und Elektrotechnik bezahlen ihre Repräsentanten und Berater mit bis zu 4.500 Euro Monatsbrutto überdurchschnittlich gut. Die Industrie und der Großhandel liegen mit gut 4.000 Euro im oberen Mittelfeld und die Bereiche Handel und insbesondere Lebensmitteleinzelhandel sind mit 3.600 Euro und 2.800 Euro auf den hintersten Plätzen zu finden.

Faktor Unternehmensgröße

Je größer das Unternehmen, desto größer und diversifizierter ist die Produktion und desto eher braucht man einen aktiven Außendienst, um Umsätze zu generieren. Zudem ist das Verkaufsgebiet bei bekannten Großunternehmen mit starken Marken meist noch in Gebiete, Bezirke oder Regionen unterteilt, die von einem Leiter und seinem Team betreut werden. Hier sind die Verdienstmöglichkeiten in der Leitungsfunktion besser als bei kleinen, eher unbekannten Unternehmen oder Spezialanbietern, die ganze Bundesländer nur mit einem Außendienstler bearbeiten.

Bei Außendienstmitarbeitern wirkt sich die Unternehmensgröße beispielsweise folgendermaßen auf das durchschnittliche Monatsbrutto aus:

• bis 500 Mitarbeiter = ca. 3.200 €
• 501 bis 1.000 Mitarbeiter = ca. 3.750 €
• über 1.000 Mitarbeiter = ca. 4.100 €

Diese Zahlen sind aber wenig aussagekräftig, da die Unternehmensgröße von anderen Effekten wie beispielsweise der Branche überlagert wird. Viele Unternehmen zahlen zudem nur eine geringe monatliche Brutto-Grundvergütung und den Großteil des Einkommens machen die erfolgsabhängigen Provisionen aus.

Faktor Unternehmensstandort

Wirtschaftskraft und Lebenshaltungskosten sind regional unterschiedlich, das spiegelt sich in den Gehältern wider, die die Unternehmen zahlen. Abgebildet wird darin auch die Attraktivität des Unternehmensstandorts mit seinem Freizeit- und Kulturangebot oder der verkehrsmäßigen Erschließung. Gleichwertige Arbeit wird daher von Bundesland zu Bundesland und meist auch von Stadt zu Stadt unterschiedlich entlohnt. Als Tendenz ist jedoch bei den Flächenländern oft ein Gehaltsgefälle von Süd nach Nord und von West nach Ost erkennbar.

Dieser Trend zeigt sich auch bei Außendienstmitarbeitern in ihrem Monatsbruttoverdienst. In Baden-Württemberg und Hessen werden durchschnittlich etwa 3.800 Euro gezahlt, Bayern und Hamburg folgen mit rund 3.700 Euro. Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen und Bremen liegen mit ca. 3.500 Euro im oberen Mittefeld, das Saarland, Schleswig-Holstein und mit kleinem Abstand Niedersachsen bilden mit rund 3.300 bis 3.400 Euro das untere Mittelfeld. Berlin führt mit etwa 3.200 Euro den Reigen der östlichen Bundesländer an, wo die Gehälter meist zwischen 2.800 und 3.000 Euro angesiedelt sind. Nur Sachsen fällt mit rund 2.600 Euro nach unten ab.

Faktor Berufserfahrung

„Alte Hasen“ im Vertrieb kennen ihre Kundschaft, treten routiniert und überzeugend auf und verfügen über ein ganzes Arsenal an Möglichkeiten, um doch noch zu einem Verkaufsabschluss zu kommen. Ihr Bekanntheitsgrad bei der Kundschaft – und damit das gegenseitige Vertrauen auf Kunden- und Anbieterseite – macht sich bezahlt: Mit zunehmender Berufserfahrung werden lukrative Geschäftsabschlüsse wahrscheinlicher, damit steigen auch das Fixum und die Provisionen.

Außendienstmitarbeiter ohne Studienabschluss können sich an diesen Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter in Deutschland orientieren:

• Berufsanfänger: ca. 2.900 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.700 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.600 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 6.500 €

Studierte Vertriebler und Fachspezialisten können ein um mehrere 100 Euro höheres Bruttomonatsgehalt erreichen. Die Abstände zwischen den Einkommen nehmen allerdings mit der Berufserfahrung ab: Die Praxis wird wichtiger als der theoretische Hintergrund.

75 bis 80 Prozent der Außendienstmitarbeiter sind männlich – wobei auch hier branchenspezifisch deutliche Unterschiede herrschen: Der Anteil an weiblichen Beratern in den Bereichen Buchhandel, Pharmazeutika, Schmuck, Mode und Kosmetik liegt deutlich über 20 bis 25 Prozent. Dennoch gibt es einen Gender-Gap in der Bezahlung. Der geschlechtsbedingte Gehaltsunterschied bei gleichwertiger Arbeit liegt bei rund 15 Prozent – zugunsten der Männer.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Zusatzfähigkeiten können sich gerade bei überwiegend provisionsbasierten Gehaltsmodellen sehr positiv bemerkbar machen. Neben vertieften Fachkenntnissen bei erklärungsbedürftigen Produkten sind Kommunikationsstärke, Überzeugungskraft, Durchsetzungsvermögen und insbesondere Menschenkenntnis und Empathie von Bedeutung – schließlich entscheiden die Persönlichkeit und das Auftreten maßgeblich über den Verkaufserfolg des Außendienstmitarbeiters und damit über die Höhe der Provision. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Zeit- und Selbstmanagement sind wichtige Grundlagen für die Planung von Reisen zur Kundschaft, Spontaneität ist gefragt, um auch unerwartete Situationen zu meistern. Auch Kenntnisse in der Kalkulation, in der Anwendung von CRM-Systemen und im Vertragsrecht erleichtern die tägliche Arbeit und geben so mehr Zeit, sich den lukrativen Geschäften mit Kunden zu widmen.

Weiterbildung für Außendienstmitarbeiter

Die meisten Unternehmen bieten für Neueinsteiger im Außendienst Verkaufsschulungen und Trainings an, um ihre Vertriebler mit den Produkten vertraut zu machen, die sie verkaufen sollen, und grundlegende Arbeitsweisen wie Kundenakquise, Verkaufs- und Gesprächstechniken sowie Vertragsverhandlungen zu vermitteln. Gerade Produktschulungen sind auch im gesamten weiteren Arbeitsleben als Außendienstler eine absolute Notwendigkeit, damit die Verkaufsberater über alle Neuheiten und Änderungen im Angebotsportfolio informiert sind.

Als Themen für Fortbildungen bieten sich für Außendienstmitarbeiter vertiefende Seminare über Kommunikationstechniken, Gesprächsführung, Selbstorganisation und Selbstmotivation, Zeitmanagement und Resilienz zur Stärkung der Soft Skills an. Aber auch Kurse zu Verkaufsförderung, Kundenakquise, Marketing-Methoden – auch Social-Media-Marketing –, Buchhaltung, Kalkulation, Einsatz von Software wie Customer-Relationship-Management-Systemen oder Vertragsrecht dienen der Verbesserung der Hard Skills, der beruflichen Kompetenzen.

Um den Aufstieg auf der Karriereleiter zu schaffen, bieten sich Weiterbildungen an, die sich an Nachwuchsführungskräfte wenden. Dabei geht es um Themenfelder wie Führungsstile und -methoden, Mitarbeitergespräche, Arbeitsrecht oder Personalplanung, um sich in Richtung Teamleiter, Regional-, Bezirks oder Gebietsleiter bzw. Area Manager, Verkaufsleiter bzw. Account Manager bis hin zum Key Account Manager, der nur noch für die wichtigen Schlüsselkunden zuständig ist, weiterzuentwickeln.

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen bis hin zu privaten Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend.