Was ist ein Prozessmanager?
Ein Prozessmanager ist im Unternehmen für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen auf allen Ebenen verantwortlich. Er wird in nahezu allen Branchen eingesetzt und befasst sich mit der Steuerung und Umsetzung sowie der Kontrolle von wiederkehrenden Aufgaben, um diese zu vereinfachen und somit zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beizutragen. Da in einem Unternehmen zahlreiche Prozesse ablaufen, ist es wichtig, diese aufeinander abzustimmen. Der Prozessmanager koordiniert hierfür die Schnittstellen und sorgt für verlustfreie Übergänge. Je nach Branche gibt es für die Stelle des Prozessmanagers Unterschiede in den Anforderungen: Ein Logistikunternehmen benötigt als Prozessmanager eher einen Techniker oder Ingenieur, ein produzierender Betrieb hingegen Fachkräfte im Einkauf oder der Materialwirtschaft, um nachhaltige Verbesserungen erreichen zu können.
Prozessmanager werden in Unternehmen eingesetzt, die eine hohe Kundenzufriedenheit und Produktivität anstreben. Der Beruf gewinnt immer mehr an Bedeutung, da die prozessorientierte Unternehmensorganisation (im Gegensatz zur funktionsorientierten Unternehmensorganisation, bei der vor allem Kosteneffizienz erreicht werden soll) zunehmend zum Einsatz kommt. Viele Betriebe sehen hier den Schlüssel zum Erfolg. Deshalb sind bestens ausgebildete Prozessmanager, die auch dem digitalen Wandel unserer Zeit gewachsen sind, gefragter denn je.
Welche Aufgaben hat ein Prozessmanager?
Der Prozessmanager ist mit verschiedenen Geschäftsprozessen betraut und maßgeblich an der Entwicklung und Verbesserung dieser beteiligt. Dabei hat er eine ganze Reihe an Aufgaben, die sich je nach Art des Prozesses und der Branche unterscheiden können. Grundsätzlich legt er zunächst Prozessziele fest: Was genau soll geprüft und verbessert werden? Wo besteht dringender Handlungsbedarf? Hier kann ein bestimmter Prozess ausgewählt werden. Um diesen zu analysieren, identifiziert der Prozessmanager die Erfolgsfaktoren und stützt sich auf Zahlen, Daten und Fakten, wie Umsatz, Gewinn, ROI, Cash Flow oder Rentabilität. Hierfür führt er auch selbst Kennzahlen, Messgrößen und -systeme ein. Aber auch Indikatoren wie die Qualität der Kundenbeziehungen oder die Mitarbeiterzufriedenheit verraten wichtige Details über den Ist-Zustand eines Prozesses und müssen bei der Analyse berücksichtigt werden.
Die Dokumentation des Ist-Zustands eines Prozesses bildet die Basis für die Prozessverbesserung. Die Analyse-Ergebnisse werden vom Prozessmanager bewertet. Wo sind Fehler oder Mängel erkennbar, an welchen Stellen gibt es Einsparpotenziale, gibt es überflüssige Prozessschritte, können bestimmte Arbeitsschritte automatisiert werden? Der Prozessmanager ist zumeist auch für die Erarbeitung der Optimierungsmaßnahmen verantwortlich und erstellt hierfür einen Maßnahmenplan, aus dem sich erkennen lässt, mit welchen Methoden der analysierte Prozess neu gestaltet werden kann und die Ziele erreicht werden können.
Ein Prozessmanager erstattet regelmäßig Bericht an die Geschäftsleitung und bezieht sowohl bei der Analyse als auch bei der Einführung neuer Abläufe die Mitarbeiter mit ein und weist sie in die neuen Aufgaben ein.
Die wichtigsten Aufgaben des Prozessmanagers im Überblick
- Festlegung von Prozesszielen, der Prozessstrategie und relevanten Messfaktoren
- Planung und Gestaltung von Geschäftsprozessen
- Koordination, Steuerung und Umsetzung dieser Prozesse
- Dokumentation, Analyse und Optimierungneuer und bestehender Abläufe
- Fehleranalyse und Fehlerbehebung
- Qualitätsmanagementund Qualitätssicherung
- Verbesserung von Effizienz, Funktionalität, Rentabilität und Kundenzufriedenheit
- Mitarbeiterkommunikation und Schulung des Prozessteams
- Koordination von verschiedenen Abteilungen
- Berichterstattung an die Geschäftsleitung
Welche Kompetenzen braucht ein Prozessmanager?
Der Job des Prozessmanagers ist anspruchsvoll, da er ein breites Aufgabenspektrum bedienen und viele Entscheidungen treffen muss. Deswegen bedarf es vieler verschiedener Hard- und Soft-Skills.
Eine hohe Fachkenntnis ist unbedingte Voraussetzung, um bewerten zu können, wo die Schwachstellen eines Prozesses liegen. Dabei hängt es jedoch vom Unternehmen und der Branche ab, in welchem Bereich man Fachmann sein muss – so gibt es beispielsweise Prozessmanager für Elektrotechnik, Produktionstechnik oder den IT-Service. Auch wirtschaftliches Know-how sowie Erfahrung in der Planung, Koordination, Analyse und Optimierung von Prozessen sind essenzielle Grundvoraussetzungen, um den Job erfolgreich meistern zu können.
Neben dem fachlichen Wissen spielen eine ganze Reihe an Soft-Skills eine große Rolle bei der erfolgreichen Ausübung des Berufes. Ein logisch-analytisches Denkvermögen ist unbedingt erforderlich, um zu erfassen, welche Prozesse verbesserungswürdig sind und wie Fehler behoben werden können. Dies erfordert ein hohes Maß an Beurteilungsvermögen. Dabei muss ein Prozessmanager oft komplexe Aufgaben lösen und vernetzt agieren, wenn Prozesse in ihrer Gesamtheit erfasst werden sollen. Um den Unternehmenserfolg zu sichern, hat ein Prozessmanager stets lösungsorientiert zu arbeiten und darf die gesetzten Ziele nicht aus den Augen verlieren.
Sind neue Prozesse einzuführen, ist oft auch eine hohe Kritikfähigkeit notwendig, denn nicht immer stößt man sowohl bei der Geschäftsleitung als auch bei den Mitarbeitern auf Begeisterung, wenn traditionelle Wege neu gestaltet werden sollen. Damit der Prozessmanager mit möglicher Kritik gut umgehen und seine Punkte trotz Widerstands durchbringen kann, sollte er über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
Wie wird man Prozessmanager?
So verschieden die Aufgaben eines Prozessmanagers sein können, so unterschiedlich sind die Wege, die zum Job des Prozessmanagers führen. Die meisten Unternehmen setzen ein abgeschlossenes Hochschulstudium voraus, wenn sie Prozessmanager einstellen. So sollte ein Prozessmanager für den IT-Service beispielsweise Wirtschaftsinformatik oder ein angrenzendes Studienfach studiert haben. Zudem ist auch fast immer Berufspraxis eine Voraussetzung, da es einiger Erfahrungswerte bedarf, Prozesse zu analysieren und zu bewerten.
Aber auch mit einer Ausbildung, ausreichend Erfahrung und spezifischen Weiterbildungen kann man in diesem Beruf Fuß fassen. Dafür eignen sich insbesondere Weiterbildungen, die sich konkret mit den Methoden (etwa KVP oder Six Sigma) und Arbeitsweisen des Prozessmanagements beschäftigen.
Neben einer guten Aus- und Weiterbildung ist vor allem die Praxiserfahrung ausschlaggebend. Daher kommt es in den seltensten Fällen vor, dass ein Hochschulabsolvent die Position des Prozessmanagers direkt nach seinem Ausbildungsabschluss übernimmt. Meistens sammelt er zunächst als Teil eines Prozessteams oder als Junior Prozessmanager erste Berufserfahrung, bevor er mit der gesamten Führungsverantwortung für einen Prozess betraut wird. Aber auch dann ruht sich der Prozessmanager meist nicht auf seinem Wissen aus, sondern erweitert in Seminaren sein fachliches und methodisches Wissen im Prozessmanagement.
Wie viel verdient ein Prozessmanager?
Das Gehalt eines Prozessmanagers ist je nach Branche, Unternehmensgröße und auch Bundesland unterschiedlich. Das durchschnittliche Bruttomonatsgehalt in Deutschland liegt laut Gehalt.de bei circa 4.300 Euro. Diese Gehaltsklasse erreicht man jedoch meist erst, wenn man mehr als neun Jahre Berufserfahrung mitbringt. Ist man noch am Anfang seiner Karriere und hat weniger als drei Jahre Berufspraxis, so liegt das durchschnittliche Bruttogehalt im Monat bei rund 3.600 Euro. Im Bundesländervergleich gewinnt Hessen: Hier verdienen Prozessmanager durchschnittlich etwa 4.800 Euro. Das Schlusslicht bildet Mecklenburg-Vorpommern mit monatlich 3.300 Euro brutto.
Durchschnittlich verdient ein Prozessmanager also zwischen 45.000 Euro und 90.000 Euro brutto im Jahr. In vielen Firmen ist das Gehalt eines Prozessmanagers bei rund 65.000 Euro angesiedelt. Mit entsprechender Berufserfahrung sind jedoch durchaus auch Gehälter von 90.000 Euro und mehr möglich.
Weiterbildung für Prozessmanager
Die Weiterbildungsmöglichkeiten für Prozessmanager sind vielfältig. Sie können sich zum einen in fachlicher Hinsicht Zusatzwissen aneignen, aber auch im Bereich Soft-Skills weiterentwickeln. Beide Bereiche sind im Beruf des Prozessmanagers von hoher Bedeutung, sodass sich die Investition in den Ausbau der Kompetenzen lohnt. Ein Seminar wie Prozessmanagement – Geschäftsprozesse optimieren vermittelt zunächst Grundlagen für Fach- und Führungskräfte aus allen Unternehmensbereichen, die sich auf dem Weg zum Prozessmanager befinden. Wer bereits als Prozessmanager tätig ist, kann sich spezialisieren und die Weiterbildung den Prozessen anpassen, die im Unternehmen gerade relevant sind bzw. dem Tätigkeitsfeld entsprechen, in dem man arbeitet. Expertenwissen ist zur Zeit vor allem im Bereich Industrie 4.0 gefragt, denn die Wirtschaft steuert auf eine Zeit zu, in der die industrielle Produktion digitalisiert wird und Maschinen und Abläufe intelligent vernetzt werden, um individuelle Kundenwünsche erfüllen zu können. Eine zentrale Rolle in der Prozessverbesserung spielen die Lean-Methoden, die dafür sorgen, dass Unternehmen durch stabile Prozesse für den Wandel zur Industrie 4.0 gerüstet sind. Im Seminar Lean Management und Industrie 4.0 erfährt man, wie man mit der Digitalisierung von Geschäfts- und Unternehmensprozessen nachhaltige Verbesserungen erzielt. Des Weiteren sind Seminare wie Roadmap Digitale Prozesse denkbar, in denen Wege und Bausteine zu digitalen Prozessen im Unternehmen vermittelt werden. Wer die Abläufe in der Büroarbeit verbessern möchte, kann diese digitalisieren und erhält im Seminar Assistenz 4.0 die passenden Lösungen. Aber auch die Risikoerkennung und das Vermeiden von Fehlern sind für Prozessmanager ausschlaggebend, wenn Prozesse umgestaltet oder verbessert werden sollen. Zudem ist es wichtig, Methoden zu kennen, mit denen Fehlern vermieden und Prozessverbesserungen zielführend vorangetrieben werden. FMEA hat sich hier bewährt. Im Seminar FMEA-Grundlagentraining wird das Konzept praxisnah erklärt.
