Unordnung und mangelnde Sauberkeit am Arbeitsplatz kosten Zeit, vermindern die Produktivität und wirken demotivierend. So geht jedes Jahr Unternehmen aller Branchen und Größen aufgrund eigentlich unnötiger Such- und Wegezeiten eine Vielzahl an Arbeitstagen verloren. Die 5S-Methode ist ein praxiserprobter Ansatz, um für Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz zu sorgen und Ballast abzuwerfen – sich von überflüssigen Dingen zu trennen.
Die 5S-Methode ist die ideale Ausgangsbasis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Mit ihr kann der Arbeitsplatz so gestaltet werden, dass sich die Mitarbeiter voll und ganz den wertschöpfenden Tätigkeiten widmen können. Im Sinne des Lean Managements – oder, in produzierenden Unternehmen, der Lean Production – wird Verschwendung dabei auf ein Minimum reduziert oder sogar gänzlich eliminiert.
Grundlage der 5S-Methode
Die Grundlage der 5S-Methode ist der Ansatz, den Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung zunächst von allen überflüssigen Gegenständen zu befreien. Danach wird jedem Gegenstand, der zur Ausführung der Tätigkeit tatsächlich benötigt wird, ein eigener Aufbewahrungsort zugewiesen, sodass dieser schnell auffindbar ist. Arbeitsplätze, an denen gleichartige Bearbeitungsvorgänge ablaufen, werden mit der gleichen Ausstattung in der gleichen Anordnung versehen. Dieses Vorgehen dient dazu, die Arbeitsplätze und die dort ausgeführten Tätigkeiten zu standardisieren und den Arbeitsablauf zu vereinheitlichen. Mitarbeiter können solche Arbeitsplätze ohne Eingewöhnung übernehmen, Neulinge benötigen keine mehrfachen Einweisungen mehr. Der Arbeitsablauf wird so verbessert, die Produktivität gesteigert.
Entwickelt wurde die 5S-Methode vom japanischen Ingenieur Taiichi Ono für den Autobauer Toyota. Die 5S-Methode ist eine der Grundlagen des von ihm in den 1950er-Jahren eingeführten Toyota-Produktionssystems (TPS), das weltweit einen guten Ruf genießt. Das Ziel war, die Effizienz in der Produktion zu erhöhen, bei gleichzeitig stetiger Verbesserung der Qualität. Die 5S-Methode hat sich bewährt und wird nicht mehr nur in der Produktion umgesetzt, sondern auch im administrativen Bereich.
Die Abkürzung 5S steht dabei für die Anfangsbuchstaben der fünf japanischen Begriffe, die der Methode zugrunde liegen:
- Seirii – Sortieren;
- Seiton – Systematisieren;
- Seiso – Säubern;
- Seiketsu – Standardisieren;
- Shitsuke – Selbstdisziplin und ständige Verbesserung.
Der 5S-Zyklus
Diese fünf Begriffe repräsentieren die fünf Schritte oder Phasen, die bei der 5S-Methode aufeinander folgen (Abb. 1). Deren Abfolge wird häufig als Kreis bzw. als Zyklus dargestellt, da der 5S-Prozess nie beendet ist, sondern ständig aufs Neue durchlaufen wird. Als kontinuierlicher Verbesserungsprozess weist er Parallelen auf zum ähnlichen PDCA-Kreis oder Deming Zyklus, der ebenfalls immer weiter fortlaufen sollte.
Abb. 1: Der 5S-Zyklus.
Bei der Umsetzung der 5S-Methode hat jeder Mitarbeiter diese aufeinander folgenden Aufgaben:
- Sortieren. Der Arbeitsplatz wird analysiert. Geprüft wird dabei, welche Gegenstände zur Verrichtung der Tätigkeit wirklich benötigt werden. Überflüssige Dinge werden aussortiert.
- Systematisieren. Zu entwickeln ist eine Systematik für die Anordnung der regelmäßig genutzten Gegenstände. Basis dafür ist die Verwendungshäufigkeit oder -reihenfolge. Um diese Anordnung beibehalten zu können, sollten Markierungen (Umrisse der Werkzeuge) bzw. Beschriftungen genutzt werden.
- Säubern. Der Arbeitsplatz ist regelmäßig zu reinigen. Das erhöht die Arbeitszufriedenheit und erlaubt gleichzeitig, Beschädigungen oder Verschleiß an den Arbeitsmitteln schneller festzustellen. Um den Arbeitsplatz länger sauber zu halten, sollten die Ursachen für die Entstehung von Verschmutzung identifiziert und beseitigt werden.
- Standardisieren. Standards innerhalb des Arbeitsbereichs und möglichst auch bereichsübergreifend erleichtern die Orientierung an „fremden“ Arbeitsplätzen und das Erkennen von Unstimmigkeiten.
- Selbstdisziplin. Die Regeln für Ordnung und Sauberkeit sind konsequent einzuhalten. Mit regelmäßigen Audits können Abweichungen vom Standard erfasst und anschließend behoben werden. Zudem sollte der 5S-Zyklus in einem festen Turnus durchlaufen werden, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu ermöglichen.
Wirkung der 5S-Methode
Die 5S-Methode ist eine Basis für „schlanke“ Unternehmensprozesse unter Beteiligung und Einbezug der Mitarbeiter – und damit eine Voraussetzung für das Lean Management. Der Einsatz der 5S-Methode erlaubt schnelleres und zielgerichteteres Arbeiten und führt so zur Reduzierung von Verschwendung (Muda). Daraus ergeben sich unter anderem folgende Vorteile für das Unternehmen:
- schnellere Durchlaufzeiten;
- bessere Verfügbarkeit und Auslastung von Maschinen und Anlagen;
- höhere Produktivität;
- geringere Fehlerquote;
- höhere Kundenzufriedenheit.
Die 5S-Methode ist für jeden Mitarbeiter leicht zu erlernen und umzusetzen und damit ein idealer Ansatz, um – ausgehend vom Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters – Verschwendung in Unternehmen zu beseitigen.
